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Mail on Holiday

Our German trainee, Violetta Koss, looks at one company’s approach to inbox management (also in German below!).

At a recent team meeting we discussed a case in which the Employment Appeal Tribunal (EAT) held that a “binary” distinction should be drawn between working time and rest time. This reminded me how Daimler enables its employees to maintain a clear divide between working and rest time.

The most successful automobile Company in the world, Daimler owes its fame and success to its innovative ideas. This time, however, the company has made headlines not because of cars and technology but because of the way it treats its employees.

Employees of Daimler are entitled to automatically delete emails they receive while they are on holiday. The company’s out of office assistant “Mail on Holiday” is available for all 100,000 Daimler employees in Germany with their own mailbox. It’s up to the individual employee to decide whether to use “Mail on Holiday” and usage isn’t monitored or measured by the company.

The aim of Mail on Holiday is to ensure that employees rest on their holiday rather than reading business emails. Employees are therefore entitled to have all incoming emails deleted automatically. At the same time the sender receives an automated response with the name of a representative who can be contacted, so that every matter can be dealt with immediately. With “Mail on Holiday” employees also start with a clear desk after their holiday and don’t have to sort through a collection of emails.

After a few successful pilot projects in 2013 in single departments of the company, “Mail on Holiday” was rolled out to all German Daimler employees with a mailbox this year. Employees as well as clients, suppliers and other contacts have had good experiences and gave positive feedback, stating that important und urgent concerns were handled by the representative quickly.

I think Daimler should earn a gold star for this idea!

 

Bei der Teamversammlung wurde letztens ein Fall vorgestellt, in dem das EAT festlegte, dass strikt zwischen Arbeitszeit und Erhloungszeit differenziert werden muss. Das erinnerte mich daran, wie Daimler seinen Mitarbeitern juengstens ermoeglicht zwischen Arbeit und Erholung zu trennen.

Das erfolgreichste Automobilunternehmen der Welt Daimler verdankt seinen Ruhm und Erfolg insbesondere innovativer Ideen. Nun macht der Konzern nicht in Sachen Auto und Technik auf sich aufmerksam, sondern in Sachen Mitarbeiterfuehrung.

Daimler Mitarbeiter koennen E-Mails, die wahrend ihres Urlaubs eingehen, automatisch loeschen lassen. Der im Konzern selbst entwickelte Abwesenheitsassisten „Mail on Holiday“ steht allen rund 100.000 Mitarbeitern in Deutschland, die ein eigenes Postfach haben, zur Verfuegung. Ziel ist, dass die Mitarbeiter sich in ihrem Urlaub erholen und nicht geschaeftliche E-Mails lesen. Mit „E-Mail on Holiday“ starten die Angestellten nach den Ferien mit einem sauberen Schreibtisch und muessen sich nicht durch die elektronisch angesammelten Schriftwelle kaempfen. Dadurch sollen Mitarbeiter emotional entlastet werden.
Das Bestreben von „Mail on Holiday“ ist, die Flut von E-Mails im elektronischen Posteingang waehrend des Urlaubs zu verhindern. Beschaeftigte koennen deshalb waehrend ihrer Abwesenheit eingehende E-Mails automatisch loeschen lassen. Gleichzeitig wird in einer an den Absender zurueckgeschickte Notiz auf den Stellvertreter hingewiesen, der kontaktiert und damit jedes Anliegen trotzdem schnell bearbeitet werden kann. Die Nutzung von „E-Mail on Holiday“ ist eine individuelle Entscheidung der Mitarbeiter und wird vom Unternehmen nicht registriert oder gemessen.

Nach einigen erolgreichen Pilot-Projekten 2013 in einzelnen Bereichen des Konzerns, stand „Mail on Holiday“ dieses Jahr erstmals allen Daimler Beschaeftigen mit einem E-Mail-Postfach in Deutschland zur Verfuegung. Mitarbeiter, aber auch Kunden, Lieferanten oder sonstige Kontakte haben gute Erfahrungen gemacht und positive Rueckmeldungen gegeben, denn wichtige und eilige Vorgaenge wurden von den kontaktierten Vertretern zuegig erledigt.

Dafuer verdient Daimler doch ein Sternchen, oder!?

 

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